تعريف التوثيق :
عرف العلماء التوثيق تعريفات عديدة منها :
هو علم من علوم التاريخ لحفظ المعلومات و تنسيقها و تبويبها و ترتيبها و إعدادها لجعلها مادة أولية للبحث و الفائدة و هو علم مهم لحفظ النتاج الإبداعي الإنساني .
أو هو حفظ الأحداث التاريخية و المعلومات العلمية و نقلها من الماضي إلى الحاضر ثم إلى المستقبل و إلى الأشخاص الذين يمكنهم الاستفادة منها و ينطبق هذا على التناقل الشفاهي للمعلومات و المعارف و المهارات .
أو هو علم السيطرة على المعلومات التي يمكن أن تتضمن الوثيقة و الكتاب و الصورة و التسجيلات الصوتية و الفيديوية و النصوص الإلكترونية و العمليات الفنية التقليدية كالتجميع و الاختزان و الفهرسة و التصنيف ...
أنواع الوثائق :
ـ الكتابية : كالمخطوطات و المطبوعات و الصحف و التقارير و البيانات و المذكرات و الكتب .
ـ التصويرية : و هي على الغالب رسم بالزيت أو بالفحم أو نقش على الحجر أو تكوين في الجص أو تنزيل بالخشب ...و ربما كانت الصورة شمسية أو سينمائية أو تلفازية .
ـ الوثيقة السمعية أو المرئية : و هي في الغالب تسجيلات صوتية أو الإذاعية أو تسجيل إسطواني أو شريط سينمائي ناطق .
أهمية التوثيق :
1 ـ هو الركيزة الحقيقة التي يعتمد عليها الباحثون في البحث عن الحقيقة
2 ـ ذاكرة الأمة المضيئة اليقظة الحصينة التي لا يدركها النسيان
3 ـ حلقة وصل متينة تصل حاضر الأمة بماضيها
4 ـ شاهد حي على نضال الأفراد و الجماعات و المنظمات و الحكومات و الدول التي تعاقبت منذ فجر التاريخ
5 ـ نعرف به مدى التطور الذي حصل في المجتمع في جميع مفاصل حركته في ذلك الزمن الماضي
6 ـ هو المستند الصحيح المُحكم المؤكد يؤخذ به على وجه الدقة و الصحة و الواقع و الحقيقة كما كانت و كما هي
7 ـ يسهل تنفيذ الأنشطة الشبيهة و ينبه إلى أهمية الأمر و يركز عليه لأنه يوفر المعلومات المناسبة للمستفيد منه فتتكون عنده سرعة الإحاطة بالمعلومات لتقديمها بأكثر الأشكال ملاءمة .